Persondatapolitik

Virksomhedsskolen A/S (VKS) i København og Århus

IT-infrastruktur og sikkerhed Maj 2018

Først når der logges på en computer med en gyldig VKS konto, åbnes der for adgang til VKS systemer og netværksdrev. Alle medarbejdere i VKS administration er instrueret i at lukke deres computer ned, hver gang de forlader den og computeren kan kun åbnes med et password. Har en medarbejder adgang til sin arbejdsmail på sin private telefon er den indstillet til at der kun er adgang med password.
VKS hjemmeside supporteres af vores IT leverandør. Det har SSL certifikat, der sørger for at personlige oplysninger ikke kan stjæles, når de indtastes på hjemmesiden, da oplysningerne bliver krypteret. Serveren er placeret i et fuldt overvåget datacenter og er underlagt deres overvågning og sikkerhedspolitikker.
Ud over medarbejderne i administrationen har følgende eksterne leverandører adgang til VKS systemer: Vores IT leverandør har fuld adgang til vores hjemmeside.
Vores statsautoriserede revisor har fuld adgang til systemer vedr. revision, regnskabsudarbejdelse og rådgivning.
Vores IT leverandør har administrator-login til alle VKS servere og systemer. Derudover adgang til at fjernstyre en pc og tilgå netværksdrevet.
Vores kundedatabase er på netværksdrevet også her kræves password for adgang for den enkelte medarbejdere hos VKS. Ved et aktivt kundeforhold, opbevares data så længe som nødvendigt, for at servicere kunden. Afbrydes kundeforholdet, opbevares data op mod 3 år. Kunden kan til en hver tid bede om indsigt eller sletning af sine data i vor kundedatabase.

Databeskyttelsesrådgiver

Virksomhedsskolens databeskyttelsesrådgiver er:

Konsulent Annette Mikkelsen e-mail [email protected] tlf +45 3325 7070

Databeskyttelsesrådgivernes opgaver er:

  1. At underrette og rådgive organisationen og medarbejderne om databeskyttelse.

  2. At overvåge og kontrollere at sikkerhedsreglerne fungerer og overholdes af de ansatte.

  3. At samarbejde med Datatilsynet og være kontaktperson til dette.

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave et være sagsbehandler på henvendelser fra de registrerede borgere i forbindelse med udøvelse af deres rettigheder, men databeskyttelsesrådgiveren kan kun videregive spørgsmål og henvendelser til den rette medarbejder.

Kursister:

Hvilke oplysninger indsamler vi?
Hvis du tilmelder dig et kursus hos os som privatperson via vores hjemmeside skal du oplyse navn, adresse, telefonnummer og mailadresse. Bliver du tilmeldt af din arbejdsplads beder vi om navn, telefon og mailadresse.

Hvad bruger vi dine/jeres oplysninger til?
Vi skal bruge dine personlige oplysninger til at informere dig/jer om hvor undervisningen skal foregå
og på hvilke tidspunkter. Eller til at kommunikere med dig/jer omkring eventuelle aflysninger og ændringer. Derudover registrerer vi dig i vores elev-database så vi har overblik over, hvem der aktuelt går til undervisning på skolen.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
Når du er tilmeldt et hold bliver du registreret i vores kursusdatabase. I henhold til bogføringsloven opbevarer vi dine oplysninger i fem år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører. Det vil sige vi sletter dine oplysninger fem år efter, at du sidst har været tilmeldt et kursus hos os.

Du kan til enhver tid ringe på 3325 7070 eller skrive til os på [email protected] hvis du ønsker at få korrigeret dine oplysninger.

Instruktører:

Hvilke oplysninger opbevarer vi?
Når du skal undervise på VKS beder vi dig altid oplyse navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og din uddannelse og din bankforbindelse, CPR nummer og relevante skatteoplysninger.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Oplysningerne bruger vi til at sende ansættelseskontrakt, lokaleinformation, holdlister og anden relevant information af kursets afholdelse og til at udbetale dig løn.

Dine oplysninger bliver registreret i vores kursusdatabase og hos løn bureau. I forbindelse med lønkørsler indhenter vi skatteoplysninger hos SKAT. Når din lønseddel er generet sender vi den til e-boks. Vi gemmer alle lønsedler elektronisk i vores lønsystem.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
I henhold til bogføringsloven opbevarer vi dine oplysninger fem år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører. Det vil sige at vi sletter dine oplysninger fem år efter du er fratrådt. Du kan til enhver tid kontakte os og få korrigeret dine oplysninger. JF bogføringsloven kan vi ikke slette dine oplysninger efter anmodning.

Ansøgere:

Hvis du sender en e-mail med ansøgning til en ledig stilling på skolen modtager og opbevarer vi den elektronisk i en særskilt postkasse. Har vi modtaget en fysisk ansøgning eller hvis vi har printet en ansøgning ud opbevares denne forsvarligt på skolen.

Både de elektroniske og fysiske ansøgninger slettes eller makuleres senest et år efter de er modtaget den pågældende ansøgnings- og ansættelsesproces er afsluttet.

Kontakt os gerne såfremt I har spørgsmål:
Christian Planck tlf. +453325 7070 e-mail: [email protected]